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机关文书档案管理制度范本

文章出处: 人气:发表时间:2019-05-29 11:01:49
一 1、立卷归档 (1)立卷范围。上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。 (2)立卷方法。文秘人员在收集齐文件、资料的基础上,对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限,交专门档案业务人员签订后,填写卷内目录,进行整理装订。所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。 2、登记保管 (1)登记。将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录,然后入橱上架。 (2)保管。案卷一经归档,要严格保管,确保万无一失。档案室门窗要保持坚固,关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。保持室内清洁卫生,做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐,布局合理,案卷排列科学,便于查找。 3、提供利用 (1)档案查阅。凡到本室查阅档案的,均由档案管理人员负责,并按规定为利用者提供所需档案资料。 (2)注意事项。本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后,方可按规定提供。 4、办理移交 档案在本室保存满10年后,向档案馆办理移交手续。 (1)签定。所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求,确保档案资料齐全、完整、准确。 (2)移交。移交的档案要抄写案卷目录一式两份,保证移交手续齐全。 局机关自身档案每年整理一次,需存档的重大活动资料由各科室提供,局办公室负责汇总存档。 机关文书档案管理制度范本篇二 为加强机关档案建设,规范档案管理和利用,根据《档案法》和有关规定,结合本局实际,特制订本制度。 一、局办公室负责各类文电资料的收集、整理、归档、保管、提供利用和移交工作。 二、归档、管理范围包括以下内容: 1、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市各类的文件、函件、参阅件。 2、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市领导的讲话及重要批示件等。 3、归档、管理有关机关、部门的重要来函、来电。 4、收集、归档与管理局发各类文件、通知及有关后勤管理服务工作的来往文书、合同、协议书等。 档案资料包括纸质文件、照片(含底片)、软盘、碟片等。 三、文书档案工作,必须严格遵守《档案法》、《保守国家秘密法》以及档案主管部门的有关规定。 四、文书档案的收集必须及时认真。凡属归档的文件、资料,要严格按次序、按类别登记、编号、分类存放。 五、文书档案的整理。每年六月底前,将上年度的文书资料整理归档,主要做好以下工作: l、归卷文件的检查。立卷之前,要检查文件资料是否齐全完整,是否符合归档范围要求,是否保持文件间的历史联系,力求卷内文件的保存价值的统一。 2、拟写案卷标题。案卷标题应准确地揭示案卷的内容,并力求文字简炼,一目了然。 3、卷内文件的排列与编号。案卷内文件的排列要系统化,以保持文件间的历史联系为原则。同类文件,按先上级后下级排列;同级文件,按时间先后顺序排列;属于请示与批复类的,按批复在前、请示在后排列。卷内文件排列确定后,用阿拉伯数字统一编写页码。 4、填写卷内文件目录。每个案卷都应编制案卷目录,用来介绍本卷内文件的有关组成部分,要根据目录项目逐项填写。 5、填写案卷备考表。案卷备考表内应注明卷内文件的实有页数、立卷日期及立卷人,空白处填写说明卷内文件变动情况。 6、填写案卷封皮。填写的项目包括有关名称(全称)、撰稿人、案卷标题、卷内文件页数、年度日期、保管期限等。书写文字规范,字迹工整、清楚。 7、案卷装订。所有案卷均用硬纸卷皮和棉线绳装订。装订前,要除去文件上的金属物,以防止受潮锈蚀后损坏文件。文件过小的要用纸衬托;文件没有留装订线的要加补贴边;残破的文件要拓裱,大张的文件要折叠,做到整齐划一。装订时,应避免文件倒置、漏订现象。 8、案卷排列。一个年度的案卷在装订后,要进行系统化的排列,排定后通过编号固定他们的先后顺序。案卷按保管期限分开,永久、长期、短期的案卷要分别排列,以体现一定的条理性。 9、编制案卷目录。内容包括案卷顺序号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、保管期限、备注等。一年度的案卷合编为一本目录。 六、文书档案的保管。文件组成案卷后,要妥善保管,放置于干燥、通风、有固定位置的文件柜内,防止霉变、虫咬,减少光线、灰尘和有害气体对文件的辐射、侵蚀。 七、所有应归档的文件、资料一律进局综合档案室保存。综合档案室应符合档案部门规定,并有专人管理。综合档案室应备有防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等相关设施,确保档案的完整与安全。 八、文书档案的提供利用。一是要严格管理制度,查阅文件必须凭单位介绍信,查阅机密文件、原始记录,需经局领导批准,并认真办理登记、签字等手续;二是查阅指定的文件,不得翻阅其他件、不准将查阅的文件带出档案室;三是档案工作人员应根据当前中心工作,将有参考利用价值的档案资料,主动提供给领导及有关部门参考、借鉴,由被动服务变为主动服务,充分发挥档案为中心工作服务的作用。 九、按照档案法规定和市档案局等有关部门的要求,做好定期向档案馆移交档案的工作,移交过程中要严格登记手续。 机关文书档案管理制度范本篇三 第一条为加强和规范文书档案管理,有效保护和利用档案,促进档案工作为本单位各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《安徽省档案管理办法》等有关规定,制订本制度。 第二条文书档案是指本单位在各项工作、活动中直接形成的具有保存价值的各种文字载体的历史记录。 第三条为加强对文书档案工作领导,成立委档案工作领导小组,明确委办公室为委档案管理机构,配备档案管理兼职人员,为档案工作提供必要的条件。 第四条委办公室依法履行下列职责: (一)认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规,建立健全统一的档案工作制度。 (二)统筹规划并负责档案资料的收集、整理、鉴定、统计、归档、保管和开发利用等工作,确保档案资料的完整、准确与安全,积极主动地为各项工作服务。 (三)监督指导所属单位的档案工作,参与所属产权变动单位档案的处置工作,完成与档案工作相关其他工作。 第五条档案人员应履行以下职责: (一)认真贯彻执行国家《档案法》和上级关于档案工作的规定,刻苦钻研业务,做好本职工作。 (二)遵守档案工作各项管理制度,做好文书档案有关材料的收集、整理、归档等工作,档案质量符合标准,对单位的档案工作进行经常性检查,维护档案的安全与完善。 (三)积极开展档案的开发利用工作,编制各种检索工具及档案资料,充分发挥档案在机关工作中的作用。 第六条各科室要按照《市住房城乡建委机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(附后)归档范围,将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整,于每年第一季度末向委办公室移交。已撤销机构的档案,应向规定的接收单位移交。 第七条严格执行档案保密规定,各单位专(兼)职档案人员变动时,应办理档案交接手续。 第八条档案管理要遵循“保持档案之间的有机联系,便于管理与利用”的原则,依据本单位管理职能,结合档案内容及形成特点,对档案进行科学的分类与编号,编制归档文件目录。配备符合需要的档案库房和档案橱柜、档案盒等设施,并有“八防”(防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐)安全措施,并对档案管理的基本情况进行统计。 第九条档案的借阅必须办理借阅登记手续,借阅人要妥加保管,不得在文件上圈划、涂改或增删内容,不得污损,不得转借他人,用后立即归还。严防失泄密事故发生。 第十条在档案的收集、管理、利用、研究、安全等方面做出显著成绩的专兼职档案工作人员,给予表彰或奖励。对不按规定做好档案有关工作的,造成档案损失的,按规定对责任人给予相应的处罚。
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