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机关文书档案归档整理方法和步骤

文章出处: 人气:发表时间:2018-11-08 13:39:14

机关文书档案归档整理方法和步骤
                    一般情况下,归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。

 一、文件收集

 收集工作就是按照党和国家的有关规定要求,通过一定的方式和手续,把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料,集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础,是档案工作中极为重要的一环,文件材料收集要做到齐全完整。

 对于文书档案,要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集,要以“我”为主,即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件,还应重视其他非红头形式文件收集,如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员(干部)名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之,凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

 二、分年度

 分年度就是区分文件材料的所属年度,把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况:跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年;跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度;跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度;跨年度的计划规划归入开始年,跨年度的总结归入最后一年。

 三、分级别

 分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上,将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件,如请示与批复等,不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。

 四、分类别

 分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案,将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法,就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法,就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”,都制定了《本机关文书档案分类方案》,依据该方案对文件进行划分类别,在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词,将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。

 五、分保管期限

 机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里,我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下,供参照划分期限。

 永久保管的文书档案主要包括:

 (一)本机关制定的法规政策性文件材料;

 (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

 (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

 (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

 (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

 (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

 (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

 (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

 定期保管的文书档案主要包括:

 (一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

 (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

 (三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

 (四)本机关一般性事务管理文件材料;

 (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

 (六)上级机关制发的属于本机关主管业务[本文来自文秘网www.91wenmi.com转载请保留此网址]的一般性文件材料;

 (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

 (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

 (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

 六、文件装订

 文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料,将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订,且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制,对超大纸张的文件进行折迭,去除文件上易锈蚀的金属物等;装订时,要按一定顺序给文件排序,一般顺序为:正文在前,签批单、底稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;收文处理阅办单在前,正式文件在后;来文和复文作为一件时,复文在前,来文在后。

 七、文件排列

 文件排列,就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起,同一事由的文件可按文件重要程度排列,也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起,保管期限按照其中文件的最高期限来划定。

 八、加盖、填写归档章

 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下:

 盖归档章和填写内容时需用耐久性材料,如红色印泥、碳素墨水等。

 全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号,暂时可不填写,待档案馆给定全宗号后再填写。

 类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类,可简写为“一、二、三”等。

 年度是归档文件的形成年度,用4位阿拉伯数字填写,如“2005”,不能简化为“05”。

 期限是按照已确定的归档文件保管期限,分别填写“永、30年、10年”。

 件号是文件的排列顺序号,同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号,即永久、30年、10年分别编号,每年形成三个流水号。

 盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号,可一年一年续编;也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始,即永久、30年、10年分别编号,每年形成三个流水号。

 九、装盒

 装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件,根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒,保证档案材料与盒的厚度适宜即可。

 盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致,并注意规范整洁,美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称;盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等,其中,起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号,中间用“—”连接。结合实际操作,建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明,主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,其中,盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

 十、编目

 编目即编制归档文件目录,需按照排列确定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统,为便于移交档案目录转入软件数据库,归档文件目录使用Excel格式,内容设置样式如下:

 全宗名称为立档单位全称。

 年度为归档文件形成年度,用4位阿拉伯数字。

 保管期限为永久、30年、10年。

 盒号、件号与归档章上的填写保持一致。

 文号为文件的发文字号。

 题名为文件标题,没有标题或标题不规范的应自拟标题,外加方括号“[]”。

 责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的,可填主办单位。

 成文时间为文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如“20050102”。

 页数为该份归档文件的总页数,文件中只要有图文的页面均为一页。

 备注填写归档文件需要补充和说明的情况。

 为方便检索,归档文件目录需按保管期限永久、30年、10年分别装订成册并编制封面。封面上需设置全宗名称、年度、保管期限、档案门类等项目。

 十一、入库上架

 整理好的文书档案要放入档案库房,并按照自上而下、从左向右的顺序排列入橱。


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