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浅谈企业文书档案的整理

文章出处: 人气:发表时间:2018-04-19 15:00:37
  在国家档案局颁布的档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)中定义了企业档案的概念,企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。那么企业的文书档案应该包括那些基本内容呢?企业文书档案应该是企业在党务、行政管理、经营管理、生产技术管理等活动的档案。
 
  企业中文书档案主要的来源有两个方面,一是来自企业内部的各个业务系统,其文件主要是来自OA系统;二是企业在职能活动过程中,除业务系统以外形成的需归档的纸质或电子文件,俗称帐外文件。
 
  企业中文书档案的归档范围有:反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;公司工作活动中形成的,对维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料;公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;其他对公司工作具有查考价值的文件材料。
 
  1文书档案整理的基本单位
 
  文书档案整理的基本原则应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。在《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)中以“件”为整理单位指导企业进行文件级整理,即一文一件整理方式。
 
  一文一件整理一般以每份文件为一件。但在企业OA收发文中的文件,如正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与指示等,各文件相对独立,容易造成归档不全和利用查找不到等情况,对于这类文件的处理方式应该视为一件来处理,实体也应装订在一起,便于查找利用。
 
  2文书档案整理的基本步骤
 
  2.1装订
 
  文书档案在打印好之后要按件装订。装订顺序为:正本、附件和审批单;正文在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后;复函在前,来函在后。凡是原来文件上有金属物、塑料等包装都必须去掉,并用不锈钢订书钉在文件左侧空白处装订;无法用订书钉装订的厚文件应采用线绳三孔左侧装订;企业有装订机的可以用热熔装订机装订;已经成册的装订好的出版物等可以保持原装订。
 
  2.2分类
 
  对于一文一件归档文件的分类方法与传统档案整理的分类方法一致,包括年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法等。如果企业目前没有自己的分类和保管期限划分制度,可参照《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)中的“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”。例如可采用如下分类:年度-保管期限-机构(问题)来进行分类整理。
 
  2.3编号
 
  《企业档案工作规范》中企业档案归档文件的编号项目包括:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号。文件按分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。如文书档案的档号可为:全宗号-年度-保管期限-机构-件号(流水号);
 
  全宗号:全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。在企业档案管理当中,可以设置为各个直属单位、分公司、分支机构等;年度:指归档文件的形成年度,以4位阿拉伯数字表示,如:2010年应表示为“2010”。保管期限:按《企业档案工作规范》分为永久、长期、短期、30年、15年、10年、5年,其中永久、长期、短期可简称为“永、长、短”,也可用“Y、C、D”。机构(问题):按照本单位分类方案中的类目名(机构或问题)填写,如:综合、网络、党群等。室编件号:指归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。一般建议按四位编码格式编写,如:0001。馆编件号:指地方档案馆接收档案后,由于鉴定、整理中对部分档案进行抽出、补入等局部调整后,导致室编件号出现断号、跳号等现象时,按照新的排列顺序重新编制的件号。编号的方法与室编件号一样。编码工作的还有一个事情要做,那就是打印页码。编制页码可用号码机或手工填写,页码编写在页面的右下角,背面的左下角、一份文件一个流水号。文件中有图文的页面为一页,空白页不打页码。
 
  2.4编目
 
  归档文件应根据企业分类方案和件号编制归档文件目录。编目以“件”为单位进行,在目录中一条条目体现为一件归档文件。归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项。可按盒打印出来并将该目录放置在盒内,另打印一份装订成册留作手工检索使用。
 
  2.5装盒排架
 
  归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒内,与打印出来的归档文件目录中相应条目排列顺序相一致,方便检索到该文件条目后能对应地找到实体文件。装盒时,归档文件应按企业具体的分类方案将不同年度、保管期限、类别的归档文件装入不同的档案盒。不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒,不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒,不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。档案装盒过程中要填写档案盒封面、脊背和备考表等。现在企业档案室用的盒子一般都采用地方档案局监制的转门装档案文件的盒子,档案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上,可直接填写。如果没有可制作打印出来粘贴到盒子上。
 
  填写脊背时只需根据档案盒在档案柜在存放的形式具体存放形式选取竖面中横面其中一种填写即可。脊背上的项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编起止件号、馆编起止件号、盒号等。盒号的编写一般也按照年度、保管期限、机构(问题)、流水号等进行盒号的编制。注意此处年度填写也应该填写四位阿拉伯数字;保管期限应该填写汉字全称,如:永久、长期、短期;室编起止件号填写盒内排列最前和排列最后的归档案文件的件号,两号之间用横线连接,如“15—60”。
 
  填写备考表时,备考表的内容应该包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等。备考表的外形尺寸为标准A4纸,应按照盒内归档文件的实际情况填写备考表。归档文件全部装盒之后,应该按照顺序排列到档案密集架上。面对档案柜,先从左方排起,从左到右,从上到下的排列顺序。档案盒排架的顺序可以按照档案分类标准来,如可以按照年度、保管期限、机构问题或分类、盒号流水的顺序排架;也可以将同一年度的档案按类目与盒号流水排,即先排A类永久、长期、短期,再排B类永久、长期、短期,依此类推。
 
  3文书档案电子文件的整理
 
  随着企业信息化进程的加快,企业公文流转也都在OA系统中完成,企业越来越多的电子文件需要归档。归档工作是电子公文运行管理的最后一个重要环节,是电子公文与档案衔接的关键。电子文件归档的质量是衡量企业电子公文运行管理好坏与成败的关键。电子档案的管理应搭乘企业信息化的快车建立一套电子档案管理系统,运行更加高效、科学的管理手段来管理企业的电子文件;以更加高效、便捷的方式提供给广大职工进行利用。企业文书档案电子文件的整理规则应参照《企业档案工作规范》,参照纸质文件的整理规则进行整理。
 
  一是企业内各业务系统形成的文件,按照一文一件的整理方式。以年度、保管期限、组织机构等分类进行整理。正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与指示等,都要归为一件档案。对于OA系统产生的请示与批复、报告与指示可能时间较长,文件比较分散,一般电子档案管理系统可以进行匹配检索进行配对将这两份文件归为一件。电子文书档案的收集应包含草稿、修改稿、正文、附件、审批单等电子原文。一般电子档案管理系统中需要的著录信息可以从OA等系统中直接导入,对于保管期限、分类、机构问题、密级等著录信息需要档案员在整理的时候进行补录。文件编号可用电子档案管理系统根据设定规则自动生成,有实体文件的应与实体文件编号一致。档案的编目工作也由系统辅助生成,直接打印即可。有实体文件的应该与实体文件一致,也因该对电子文件进行编制盒号,库房存放号等,方便以后计算机检索到文件与实体文件对应。其次可将不同年代、组织机构、保管期限的文件进行数据打包处理刻录光盘分盘保管。便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。
 
  二是企业接收的外来文件。由业务部门掌握将电子文件直接导入电子档案管理系统。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转人档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。
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