文书档案整理流程

1、收集（按具体合同要求）

将上年度收到和形成的全部文件材料（包括党、政、工、团、人事、纪检、财务、基建

和业务等部门形成和收到的各种文件、报表、图纸、光盘、照片等）收集齐全完整，具体操

作参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局 8 号令）、 《归

档文件整理规则-2015》。

2、组件

通常情况下归档文件一般以每份文件为一件，但需注意以下特殊情况：正文、附件为一

件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文

为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、

图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪

要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示

与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸

的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 同时应注意件内排列顺序。

3、分机构（问题）

机构（问题）是两种分类方法，各建档单位需根据实际情况，保持历史连续性确定分类

方法。其中，机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。采用机构分类时，

一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。采用机构分类法，原则上是哪个

机构承办起草的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，一般归入

主办机构；业务部门起草，以办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入

负责起草文件的机构的类中。问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。

例如：将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的文件

划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等。

4、划分保管期限

即把文件材料区分为：不归档、永久和定期。结合《国家档案局关于机关文件材料归档

范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局 8 号令）制定好本单位的档案保管期限表，

对照条款，逐份文件进行鉴定。一般来说各乡镇办和重要职能部门文件数量大、内容多，区

分保管期限尽量按照国家档案局 8 号令的规定来；文件数量不多或职能较为单一的单 位，

可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限从长。

5、排列顺序

在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由、重要程度等排列。会议文件、统计报

表等成套性文件可集中排列。 即是完成了按照年度——机构（问题）——保管期限分类完

成后的档案需要按照时间结合事由，重要程度进行排列，简单的可以理解为类似事件排列在

一起。

6、盖归档章

归档章要求盖在文件首页上方空白处右上方，归档章要盖得清晰，严禁盖成“双眼皮”

或模糊不清；归档章内项目填写要工整、准确、规范，即用汉字在空白处填写。

7、编件号、页码

永久、定期 30 年、定期 10 年分别编三个流水号，每年从 0001 开始。页码一般以件为

单位，逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

8、修整文件

每份文件单独装订,以 A4 大小为标准,向左和向上取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要

修补裱糊,定为永久和定期30年保管的文件必须去除易生锈的金属物, 定期10年可不用去除

金属物（具体要求以对方单位为准）。

9、填写备考表并装盒

要求各立档单位统一使用由档案局监制的无酸纸制作的档案盒。归档文件应严格按照件

号的先后顺序，依次装入档案盒，一盒装满后，顺序装入下一盒。

10、编目

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，对装盒的归档文件进行逐条录入，目录统一为

excel 表格，即（.xls）格式。

11、装订要细致。即各种金属物要拆除掉，装订线要缝直，文件要平整，装订线要用剪

子修剪整齐，不留 线头，不要图省事，用手拽。 采用直角装订时，注意线头，不能随意抖

掉。

12、排架

每年形成的档案按保管期限依次上架，同一个保管期限按照机构（问题）依次排列，便

于实体管理，以后便于档案移交进馆。简单的说就是保管期限一样的档案，要按照年度、盒

号依次排列。不同保管期限的档案不能放在同一个柜子里

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